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OFFRE 1 : CONDUIRE L’AUTO-ÉVALUATION

Le cabinet conseil AC3S accompagne les ESMS dans la réalisation d’une auto-évaluation durable et structurante, permettant de concilier qualité et performance, et de se projeter en termes de stratégie, de fonctionnement et de management. 

Si " Ma loi Santé 2022 " a réformé l'outil évaluatif par un référentiel commun et national , l'objectif reste inchangé : il s'agit d'évaluer la qualité de l'accompagnement et non d'effectuer un contrôle de gestion . 

En d’autres termes, il s’agit d’évaluer et de tendre vers la concordance entre 

- la qualité vécue (celle perçue et exprimée verbalement ou autrement par les personnes accompagnées), 

- la qualité attendue (attentes et besoins des personnes, référentiel, recommandations de bonnes pratiques professionnelles -RBPP, normes), 

- la qualité voulue (stratégie et procédures de l’ESMS) 

- la qualité réalisée au quotidien par les professionnels sur le terrain.


Le cabinet AC3S vous accompagne durant les 6 étapes de l'autoévaluation 

  1. La préparation de l'auto évaluation
  2. La traduction des attendus du référentiel d’évaluation
  3. Cotation argumentée des critères d’évaluation
  4. La restitution de  vos résultats d’auto-évaluation
  5. L'exploitation de vos  résultats de l’auto-évaluation
  6. La préparation de la visite d’évaluation 

MÉTHODOLOGIE 

Préparation de l’auto-évaluation

Afin de rester fidèle à ce que vous verrez lors de l’évaluation quinquennale, AC3S  utilise la plateforme sécurisée Synaé qui prévoit la possibilité de réaliser des auto-évaluations (non visibles par la HAS), sur la base des grilles d’évaluation propres à votre établissement ou service médicosocial . Les consultants AC3S  organisent une réunion de cadrage avec le comité de pilotage (COPIL) idéalement composé du référent qualité , de l’équipe d’encadrement, de référents métiers soins, accompagnement , inclusion , habitat et vie sociale, ainsi que de représentants du public accompagné, pour :

  1. Établir le planning détaillé des différentes étapes de l’auto-évaluation, notamment la programmation des entretiens avec les personnes âgées ou leurs représentants, les professionnels, la gouvernance et les membres du Conseil de la Vie Sociale (CVS)
  2. Choisir les personnes accompagnées  à rencontrer (3 minimum), sur la base d’une liste établie par vos soins, identifiant plusieurs personnes aux profils et parcours diversifiés ayant donné leur accord
  3. Sensibiliser les équipes aux enjeux et objectifs de la démarche
  4. Expliquer les grandes lignes du nouveau dispositif d’évaluation de la qualité des ESMS, qui sera plus amplement détaillé lors de l’accompagnement

Traduction des attendus du référentiel d’évaluation

La mise en œuvre, par les consultants AC3S , des 3 méthodes d’évaluation de la HAS que sont l’accompagné traceur, le traceur ciblé et l’audit système, permet de nourrir votre auto-évaluation des regards croisés de l’ensemble des parties prenantes de l’accompagnement sur :

  • Le résultat pour la personne accompagnée
  • Les pratiques mises en œuvre par les professionnels 
  • La politique menée au niveau de la gouvernance 


Les critères d’évaluation inscrits au référentiel de la HAS, ainsi que les éléments d’évaluation rattachés à chaque critère, se présentent sous forme d’affirmations parfois abstraites et pas toujours évidentes à cerner, même avec la liste des documents preuve et recommandations de bonnes pratiques professionnelles associés. Qu’entend-on exactement par « la personne accompagnée exprime sa perception de la bientraitance » ? (critère 1.1.1), et comment l’évaluer concrètement ? 

Cela concerne par exemple : 

- L’observation des comportements et attitudes des professionnels à l’égard des personnes accompagnées  

- L’entretien avec la personne accompagnée en la questionnant sur des éléments tangibles 


Deux consultants AC3S interviennent dans l’auto-évaluation de votre ESMS : 

  • Un expert de l’évaluation 
  • Un professionnel de terrain (ancien directeur/directrice, cadre de santé).
En tant qu' Experts  au vue de leur expérience du secteur en établissement comme à domicile, ce binôme est à même de traduire concrètement les attendus du référentiel, dans une approche globale du document (gain de temps lors des entretiens), et de mettre ces attendus en perspective avec les contraintes techniques et réglementaires actuelles, les problématiques de terrain, les souhaits des personnes accompagnées et les enjeux stratégiques des décideurs.

Ainsi sont investiguées les 9 thématiques d’évaluation, relatives au Référentiel HAS  lors des entretiens ( CVS , Personnes accompagnées , Professionnels , Direction - Managers ) des phases d’observation (pratiques professionnelles, environnement, locaux, éléments d’information, etc.) et de revue documentaire, quant au niveau de qualité de l’accompagnement de l’ESMS sur des sujets conforme au référentiel  qui sont  :

  • La bientraitance et l’éthique
  • Les droits de la personne accompagnée
  • L'expression et la participation de la personne accompagnée
  • La co-construction et la personnalisation du projet d'accompagnement
  • L'accompagnement à l'autonomie
  • L'accompagnement à la santé
  • La continuité et la fluidité des parcours
  • La politique des ressources humaines
  • La démarche qualité et gestion des risques

Pour rappel le référentiel d’évaluation de la qualité porte quatre valeurs fondamentales :

  1. le pouvoir d’agir de la personne ;
  2. le respect des droits fondamentaux ;
  3. l’approche inclusive des accompagnements ;
  4. la réflexion éthique des professionnels.

Cotation argumentée des critères d’évaluation


Les consultants AC3S  effectuent une cotation argumentée de l’ensemble des éléments d’évaluation des 

- 153 critères s’appliquant aux ESMS type  EHPAD, IME , MAS, Foyer Logement , ESAT  .. : 18 critères impératifs et 135 critères standards

 - 149 critères s’appliquant aux SAAD, SSIAD et SPASAD, SAMSAH  : 

18 critères impératifs et 131 critères standards

NB: Une attention particulière est bien entendu portée aux 44 éléments d’évaluation des 18 critères impératifs, pour lesquels une cotation inférieure à 4 lors de l’évaluation quinquennale impose la création immédiate par l’ESMS (temps de travail supplémentaire) d’un plan d’action spécifique transmis aux autorités de tarification, qui peuvent alors décider de mener des investigations complémentaires.


Le système de cotation  HAS 

Le  système de cotation de 1 ( pas du tout satisfaisant ) à 4 ( tout à fait satisfaisant )  permet  au Consultant AC3S ( tout comme l'évaluateur Externe ) de matérialiser l' évaluation. 

Chaque méthode est déclinée à partir d’une grille d’évaluation qui intègre les différents critères et éléments d’évaluation associés.

Restitution de  vos  résultats d’auto-évaluation

Le rapport d’auto-évaluation est généré par AC3S sur la plateforme Synaé, au même format que le rapport de l’évaluation quinquennale.

En sus, une nouvelle réunion est organisée avec le COPIL interne à votre ESMS,  afin de présenter les résultats de l’auto-évaluation et plus précisément :

- Expliquer les cotations retenues par les consultants AC3S ,

- Echanger de manière pluridisciplinaire autour des commentaires apportés par les consultants AC3S en plus de la cotation de chaque élément d’évaluation

Cet espace de discussion et de dialogue interne doit permettre d’aboutir à un auto-diagnostic partagé quant aux axes forts de l’ESMS à valoriser et axes de progrès à améliorer, étant considérés comme éléments à optimiser tout ce qui, lors de l’évaluation quinquennale, est noté en-dessous de 3  pour les critères standards, et en-dessous de 4 pour les critères impératifs.

Exploitation des résultats de l’auto-évaluation

En co-construction avec les équipes, les consultants AC3S vous accompagnent dans la recherche de solutions et la définition d’un plan d’amélioration des pratiques relatif aux axes de progrès identifiés. 

Des fiches-actions spécifiques sont également créées pour chacun des critères impératifs pour lesquels la cotation 4 n’a pas été atteinte. Elles identifient des actions concrètes à mettre en place rapidement, concernant par exemple :

Le développement des savoirs et compétences des équipes sur les droits de la personne âgée et leur application dans les pratiques professionnelles en établissement et à domicile (thématique « Droits de la personne accompagnée »)

La définition d’un plan de prévention et gestion des risques de maltraitance et de violence (thématique « Démarche qualité et gestion des risques »)

L’audit du circuit du médicament pour vérifier et optimiser sa sécurisation (thématique « Accompagnement à la santé »)

Le cabinet AC3S  peut également vous accompagner plus largement sur les moyens à mettre en œuvre pour apporter les améliorations prévues : analyse et stratégie financière pour affecter les ressources, conseils d’experts dans la conduite du changement, etc.

Préparation de la visite d’évaluation

Nous vous accompagnons jusqu'à  votre  évaluation quinquennale.  Les consultants AC3S  délivrent au COPIL une check-list de conseils concernant des points essentiels à la préparation de votre visite d’évaluation :

  • La logistique à prévoir (ressources matérielles, salle, etc.)
  • La sélection des accompagnés traceurs et traceurs ciblés
  • L’optimisation de la mise à disposition des documents preuves
  • La bonne programmation de l’évaluation
  • Le recueil du consentement
  • L’information et l’implication préalable des équipes

A l’issue de l’auto-évaluation : 

Vous êtes serein  ! 

Une fois l'auto évaluation menée par le Cabinet AC3S , vous êtes serein car   vous disposez d’un état des lieux et d’un plan d’actions opérationnel qui, au-delà de vous préparer efficacement à l’évaluation quinquennale, vous permet de : 

  1. Nourrir et manager votre démarche d’amélioration continue au service de la qualité de vie des personnes, 
  2. Valoriser le travail des professionnels, 
  3. Redonner du sens et de l’attractivité à leur mission, 
  4. Démontrer l’efficience (rapport efficacité/coûts) de votre ESMS 
  5. Communiquer tout au long de l’année en interne et en externe sur votre dynamique qualité.

Tout va bien , vous êtes prêt  avec votre équipe  à accueillir sereinement cette 1ère Evaluation Externe nouveau format 

06 90 35 81 45 

ac3sgpe@orange.fr 

Vous voulez auto-évaluer la qualité de votre ESMS ?

Engagez vous dès à présent dans votre auto-évaluation pour  ainsi vous préparer à l’échange avec les évaluateurs.

Contactez-nous afin de nous expliquer vos attentes et définir ensemble une prestation sur-mesure !

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